Informatie over contact met de relaties

Uit mijn ervaring wat informatie over contact met de relaties van een onderneming-instelling-project.

We hebben inmiddels allemaal wel een aardig bestand aan relaties opgebouwd. Om dat bestand in te kunnen zetten, moet het wel een actueel relatiebestand zijn. Vaak is dat niet zo.

Met enige regelmaat komt het voor dat ik het aangeboden relatiebestand niet kan inzetten voor een event omdat het gewoonweg niet up to date is.

Met wat omwegen en inzet komt er uiteindelijk een zichzelf benoemend relatiebestand vol met niet correcte gegevens. Het is in ieder geval iets. Daarnaast worden er andere communicatie activiteiten ingezet. Niet ideaal, maar het is niet anders.

Als het niets zou worden had ik de opdrachtgever daar over geïnformeerd en geadviseerd om geen event te beginnen waar relaties van groot belang bij zijn.

Een goed, actueel, relatie bestand is goud waard voor een onderneming, project en instelling. Relaties hebben al een binding en die benaderen vereenvoudigd de communicatie en laat je concentreren op de boodschap die je wilt overbrengen.

Relaties kun je beheren door ze aan je te binden vanaf de kennismaking. Vanaf dan moet je met ze communiceren. Er is een basis interesse die je moet blijven bevestigen en blijven ondersteunen en daarnaast ze fragmentarisch interesseren in meerdere aspecten van waar je mee bezig bent. Relaties streel je en bind je aan je.

Nieuwsbrieven, social media, informeren over activiteiten daarmee houd je het relatiebestand actueel en up to date. Inzetbaar en levert rendement op.

Voor meer informatie over evenementbegeleiding kun je mij altijd bellen 026 364 37 61

Jos de Geest
Eventmanager/begeleiding | Organisator | Communicatie | PR/Promotor

IJssellaan 17/1, 6826 DE Arnhem
Telefoon        026 364 37 61
E-mail          info@josdegeest.nl
Website        www.josdegeest.nl

                    angelaenjosdegeest.nl/jos-de-geest/

Geplaatst in communicatie, PR-Promotie | Reacties uitgeschakeld voor Informatie over contact met de relaties

Het organiseren van een bijeenkomst

Uit mijn ervaring informatie over het organiseren van een bijeenkomst. De basis van het begeleiden van de organisatie van de bijeenkomst is….

  • Thema, van de bijeenkomst.
  • Wie is het aanspreekpunt van de opdrachtgever
    • Is er een groep die meedenkt over de bijeenkomst.
  • Doelgroep van de bijeenkomst.
  • Uitnodiging tijdig versturen
    • Aanmelden ook bij een gratis bijeenkomst is goed om inzicht te krijgen wat en wie je kunt verwachten. Vertel alleen de highlights van de bijeenkomst. Tease zodat de potentieel zich gaat aanmelden.
      • Vaak als er een bijdrage wordt gevraagd zorgt dat voor minder no-show. Biedt wel iets extra’s voor de bijdrage. Zoals een parkeerkaart of OV kaart of gewoon een goede lunch.
    • Houdt na de aanmelding contact met de potentiële gast, zodat het enthousiasme niet verzwakt. Een enthousiaste gast is een goede gast.
  • Ontvangst gasten
    • Laat de gast eerst zijn overjas afgeven bij de garderobe. Bij voorkeur bewaakt. Dat geeft de gast rust.
    • Noteer de aanwezigheid en biedt de gast een binnenkomer aan als een kop koffie.
    • Programma kan nodig zijn als er meerdere sprekers of aandachtspunten zijn.
    • Visitekaartje meegeven van relatiebeheerder of contactpersoon kan ook prettig overkomen.
  • Sprekers die een presentatie op beeld hebben dienen die ruimschoots vooraf in te dienen bij de organisatie
    • Een presentatie moet ondersteunend zijn aan de spreker en geen filmpje met verteller.
    • Interactiviteit met uw gasten wordt op prijs gesteld. Dat geeft betrokkenheid weer.
  • Pauze tussen de sprekers is belangrijk voor de concentratie
    • Zorg voor gepaste drankjes, koffie, thee en water
  • Napraten voordat de gasten huiswaarts gaan is voor velen een goede afsluiter.
  • Na afloop en huiswaarts gaan met een tasje (papier) waarin informatie zit over het thema en van de sprekers wordt niet door iedereen gewaardeerd. Maar men vindt het toch altijd aardig om info mee te krijgen.
  • Stuur een bedankje aan je gasten. Als bijlage nogmaals de info die je ook al in het papieren tasje hebt gedaan.
  • Doe een verslag van de bijeenkomst in je media. Echter, zonder gasten in beeld te brengen of te compromiteren.

Doe er je voordeel mee en anders bel me (06 489 568 43) en ik kan je altijd helpen.
Jos de Geest
Eventmanager/begeleiding | Organisator | Communicatie | PR/Promotor
IJssellaan 17/1, 6826 DE Arnhem
Telefoon        026 364 37 61
E-mail          info@josdegeest.nl
Website        www.josdegeest.nl

Geplaatst in evenementen | Reacties uitgeschakeld voor Het organiseren van een bijeenkomst