Het organiseren van een bijeenkomst

Uit mijn ervaring informatie over het organiseren van een bijeenkomst. De basis van het begeleiden van de organisatie van de bijeenkomst is….

• Thema, van de bijeenkomst.
• Wie is het aanspreekpunt van de opdrachtgever
  • Is er een groep die meedenkt over de bijeenkomst.
• Doelgroep van de bijeenkomst.
• Uitnodiging tijdig versturen
  • Aanmelden ook bij een gratis bijeenkomst is goed om inzicht te krijgen wat en wie je kunt verwachten. Vertel alleen de highlights van de bijeenkomst. Tease zodat de potentieel zich gaat aanmelden.
    • Vaak als er een bijdrage wordt gevraagd zorgt dat voor minder no-show. Biedt wel iets extra’s voor de bijdrage. Zoals een parkeerkaart of OV kaart of gewoon een goede lunch.
  • Houdt na de aanmelding contact met de potentiële gast, zodat het enthousiasme niet verzwakt. Een enthousiaste gast is een goede gast.
• Ontvangst gasten
  • Laat de gast eerst zijn overjas afgeven bij de garderobe. Bij voorkeur bewaakt. Dat geeft de gast rust.
  • Noteer de aanwezigheid en biedt de gast een binnenkomer aan als een kop koffie.
  • Programma kan nodig zijn als er meerdere sprekers of aandachtspunten zijn.
  • Visitekaartje meegeven van relatiebeheerder of contactpersoon kan ook prettig overkomen.
• Sprekers die een presentatie op beeld hebben dienen die ruimschoots vooraf in te dienen bij de organisatie
  • Een presentatie moet ondersteunend zijn aan de spreker en geen filmpje met verteller.
  • Interactiviteit met uw gasten wordt op prijs gesteld. Dat geeft betrokkenheid weer.
• Pauze tussen de sprekers is belangrijk voor de concentratie
  • Zorg voor gepaste drankjes, koffie, thee en water
• Napraten voordat de gasten huiswaarts gaan is voor velen een goede afsluiter.
• Na afloop en huiswaarts gaan met een tasje (papier) waarin informatie zit over het thema en van de sprekers wordt niet door iedereen gewaardeerd. Maar men vindt het toch altijd aardig om info mee te krijgen.
• Stuur een bedankje aan je gasten. Als bijlage nogmaals de info die je ook al in het papieren tasje hebt gedaan.
• Doe een verslag van de bijeenkomst in je media. Echter, zonder gasten in beeld te brengen of te compromiteren.

Doe er je voordeel mee en anders bel me (06 489 568 43) en ik kan je altijd helpen.
Jos de Geest
Eventmanager/begeleiding | Organisator | Communicatie | PR/Promotor
IJssellaan 17/1, 6826 DE Arnhem
Telefoon        026 364 37 61
E-mail          info@josdegeest.nl
Website        www.josdegeest.nl